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如何轻松管理企业众多的图纸文档文件?

发布时间:2020-09-03 作者:二零二五科技

公司的图纸文档资料那么多,也尝试了不同的方式进行管理,不管是电脑保存的还是同步到网盘的文,但总感觉真正要找一份图纸文档的时候,找起来都是一件非常耗时的事情,因为公司的图纸文档实在太多、相同名字或者不同版本的图纸文件太多,搜索文件的时候太慢,而且不精准,很多时候找出来的文件不是自己想要的那个。有什么办法能解决这个管理问题?

图纸文档管理的目的:让文件为人服务

整洁有序的图纸文档管理是为了高效复用图纸文件,想找一份图纸、文件能快速找到;想发布或共享图纸文档到下一个流程,不必再焦急的等待;重要的图纸文件想让谁看,不让谁看,使用权限严格分明;这样才能充分发挥其价值,从一开始纯粹的存储文件为目的,到要真正发挥文件的价值。
图纸版本搜索管理

图纸版本搜索管理

一、建立部门项目文件夹

图纸文档的分类存储工作,要做好的四个基础工作:

1、集中有价值的图纸文档分好类,筛选出重复无价值的文件;

2、做好各种相关图纸文档命名规制和编码模板(图纸编码模板、报表文档编码模板)

3、图纸文件模板建立,用于快速建立新文件。

4、角色、岗位的权限设置,避免第一个人的权限都设置一遍。

做好这四项后将图纸文档导入系统后,就形成了基础管理,导入系统的的图纸文档呈树形层级关联关系。不同的部门项目文件夹存放对应的图纸文件。

比如,在项目图纸文件分类的时候,文件夹命名为项目名字,接着分为合同表单文件夹、电气图纸文件夹、施工/生产图纸档文件夹、其他文件夹等二级文件夹,然后到具体的图纸文档;

这样的话,我们的项目文件从创建/导入到修改实施,再到项目的完成,图纸文件的使用都在指定的位置被利用,不会被分散到不同的存储位置存放。 

系统内图纸文档可以做关联设置。让相关的图纸文档关联起来,利于从整体上把握与这个主题相关的事情。做好这些,图纸文档管理起来也更简便,图纸文件的查找也有了明确的方向。

二、图纸文档的搜索管理

先前的规范命名,与图纸编码,都可作为关键词进行准确搜索。彩虹图纸管理软件还可以根据图纸文档的属性进行搜索,如:图纸文档的备注、尺寸、重量、作者等,用户也可以自定义搜索条件。即使图纸文件再多,管理系统也能快速的找到想要的文件。由于图纸文件的操作、定位、发送都系统内完成,也就省去了传输环节。
(本文原创,转载请注明出外)

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