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如何实现图纸高效管理?彩虹图纸管理软件助您快速提升企业软实力

发布时间:2020-09-24 作者:二零二五科技

图纸是企业需要把控的重要核心内容,尤其是设计行业和制造行业,因为图纸资料既是企业发展所得到经验以及成果,也是企业重要的技术资产,而如果管理还是停留在个人或部门的自行管理,那这些重要的图纸会因为员工的离职而丢失,因为时间推移而失去记忆,也会因为使用不规范而出现遗失、损坏,更有被恶意扩散导致形成损失的可能。
图纸丢失

那么找到一种适合企业需要的图纸管理解决方案就是当前要做的,图纸管理不单单是图纸的备份和保存,还要考虑到如何将图纸管理与日常业务中的问题相结合,很多时候,往往难以达到理想的效果。所以,关于图纸管理,彩虹图纸管理软件系统给出以下解决思路:

一、如何将图纸管理融入到员工实际的工作中

企业图纸管理,应该将图纸管理融入到员工的日常工作中去,如:直接利用彩虹图纸管理系统去创建图纸,从而直接管理图纸的创建、修改、归档及后续的分发,回收销毁等全面管理。

即为企业提供图纸从创建、协作、归档到再利用的全生命周期管理,员工在图纸创建之初就利用系统创建图纸,并可启动对图纸的协同工作(如编辑、校对、变更、审批等),并且图纸的所有操作记录随图纸一并保存,日后就可以查看图纸过往的使用情况。以实现图纸的集中统一管理。

除图纸外,企业合同、方案、报价、案例等有保存、利用价值的重要文档文件,也可一起进行管理。

二、企业怎样有序化、规范化的管理图纸

现在企业都已经走出了图纸管理就是“存储与备份”图纸管理的误区,因为图纸管理过程中出现了图纸查找困难、借还不知去向、图纸后变更版本混乱、权限不清导致恶意扩散等图纸形成后的各种后续管理问题。这些问题都深深困扰着企业管理人员,彩虹图纸管理软件以以下管理方向着手解决这些管理问题:

1、图纸的分类与属性的自定义

由于各企业间对于图纸的使用的对象各不一样的,即使是同一企业对图纸的使用方式也因项目的不同而不同,所以图纸的分类就出现了多种形式,有些企业以部门为单位分类,有些企业以图纸类型来分类,还有些按项目分类。

图纸管理的规范性在于,对图纸资料的编码、使用权限、工作流程、归档管理、备注、图纸模板等能定义其性质的属性,彩虹图纸管理软件提供的分类与属性的自定义功能,可满足企业管理不同类型、不同性质图纸内容的需求。

2、图纸权限管理

图纸出现有意或无意的外泄原因在于没强制的图纸权限管理,大多时候是“知道图纸所在位置就能使用”,图纸应该按照其重要性定义不同的密级,彩虹图纸管理软件的授权体系是针对具体用户或组织实现的,可授予该用户/组织在某一图纸分类中可访问图纸的密级,以及对这些图纸资料的使用权限,包括:图纸的可见性、内容查阅以及其编辑修改等,并可对不同部门、不同岗位、职工个人进行区别授权。

3、快速搜索功能

关键词检索是最为便捷的查找方法,彩虹图纸管理软件搜索平台支持关键字、创建人、时间、备注等单独条件搜索和组合搜索,或者是自定义属性条件搜索,搜索结果受权限控制,帮助用户更快、更精准地找到所需要的图纸资料。

4、标准化流程管理

各个部门,各项目多人使用图纸情况?任务进度如何?图纸现在谁在编辑,由谁进行审批等如果都由人工进行管理,需要投入更多的人力与时间。企业可以按自身实际情况制定标准工作流程,通过流程监控实时查看并管理,如:图纸的借阅与归还、修改与变更。流程的每一步都有处理信息提示。

5、图纸版本管理与变更

当图纸进行变更前,先查看图纸被引用情况,确认本次变更是否会对借用图纸的项目造成实质影响并处理,然后启动标准化图纸变更流程,在图纸变更期间,该图纸不允许其他人对其进行修改和下载,只保留阅读权限。图纸变更完成时生成新版本并替换老版本,而老版本则存放在历史版本列表中,可用于追溯。

通过建立适合企业的图纸管理系统,让企业员工充分有效地利用企业内部图纸的价值。图纸管理软件只是管理的辅助工具+企业管理制度+自学管理意识=企业图纸管理规范化标准化。

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