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企业图纸文档灵活、便捷的图档管理办法与工具​

发布时间:2020-10-09 作者:二零二五科技

企业的“无纸化办公”浪潮汹涌而来。对企业现在大部分的图纸文档都已经实现了电子化存储,这也初步进入了“无纸化办公”。

但在我们的传统的图纸文档管理方式的束缚下,使得我们的办公效率,很难有提升的空间。

电子图纸文档既是企业信息的载体,也是企业发展的重要软实力。对图纸文档的有效管理才能真正发挥其作用。

一、对于企业的【图档】管理可以从其属性着手管理。

我们通过cad软件,设计完成一份dwg格式的的图纸。它的基本信息包含了图纸后缀dwg,位置信息,创建都,创建时间,读写权限,图纸大小等,这些属性都可以增加图档的辨识度,方便我们对图纸文档的管理。

图纸文档可以通过软件对图纸文档的属性进行分类管理,或者通过某个属性快速的查找的想要的图纸文档。通过制定图纸文档命名规范,让文件名称得以标准化。

图纸分类管理

也可以通过图纸文档部门、项目、类型进行分类,如:行政部文档、财务表单、设计部的图纸为:【某项目设计图纸】等,然后再图纸文档的类别:总装图纸、电气图纸,客户资料、项目合同等。

具体表现为:通过创建目录列表文件夹来统一整合企业的图纸文档;为了便于后期查找文件,对图纸文档进行编码(编码可通过设置系统模板自动生成),可以对图样进行定位或收藏,在下次使用时就可快速找到。为了解决传统图纸文档检索的单一性,彩虹图纸文档管理软件,可以通过图纸文档的各个属性进行检索,如:名称、编码、创建者、创建时间、修改时间、大小重量等进行检索,同时用户可以自定义新的属性标签,增加文件的检索属性,让文件检索更为灵活、高效。

二、企业图纸文档的安全管理

考虑到企业图纸文档的安全性,如果采用通过传统的互联网传输的方式,在这过程中图纸文档的上传下载缓慢耗时较长,且图纸文档会被缓存于外部,只也就给图纸文档的外泄带来了巨大隐患。解决这问题的办法是,实现图纸文档在企业系统中的内部传输。让用到文件的人员通过登录系统的方式实现系统内传输分享、查看、审批,文件不会缓存于外部。

然后再通过系统给图纸文档添加使用权限属性,使用权限属性也可对岗位进行设置,如:设计师岗位的人员都拥有企业所有图纸的查看修改权限属性,也可以单独给个人、单独文件添加「权限属性」,如:某重要图纸,只给总设计师查看编码。其他无权限属性的人员,无法浏览,甚至不可见。

三、权限的延伸与版本管理管理

企业的重要图纸文档在归档后,通常来说后续是很少修改的,但有的时候因为某种原因要进行修改,也必须通过走变更流程,填写好变更原由、事项等,由多个负责人审批签字才能进行修改。而尚未归档的工作区的图纸文档,拥有修改权限即可修改,图纸文档经过修改会产生不同的版本,而过往的历史版本还参考、再利用的价值,彩虹图纸文档管理系统将各历史版本按版本号实行统一有序管理,通过版本号可以确定新旧版本:

为实现企业的无纸化办公,彩虹图纸管理系统可以对200多种不格式图纸文档的线上管理,即时时通讯、线上审批工作流程等功能,从而让图纸文档文件的管理更灵活、精准,办公更高效。

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