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企业如何做电子图纸文档管理工作?

发布时间:2020-10-15 作者:二零二五科技

现在企业的图纸文件管理工作基本上以电子文档的形式进行使用和存储,实现了办公无纸化,但是在办公过程中产生的大量电子图纸文档在使用管理时存在许多的问题。本文对企业电子图纸管理的问题进行剖析,并提出有效措施。

一、企业电子图纸管理存在的问题

1、缺乏保存图纸文档的意识。职员在个人电脑上完成图纸文档创建编辑,一旦将图纸文档被使用过一次或被打印出来后,电子图纸文档就容很易被忽略,多数图纸文档被删除。另一方面,企业没有采取很好的措施来保护图纸文档,重要的原稿文件可被随意的增写、删除和修改。也就谈不上图纸文档的保护了

2、图纸文档分类不明确,没有定期备份。电子图纸进行收集、筛选、分类、归档折工作依据是图纸文档的使用范围和价值程度。许多企业对电子图纸分类很粗糙,甚至是没有分类的。也没有定期对图纸文档进行备份,电脑系统和硬件损坏或其他原因造成的数据丢失,将难以挽回。

3、缺乏专业的电子图纸管理软件。电子图纸管理工作,只能通过文控人员的人工管理,管理难度大,文件的查找效率低,影响业务的进行度
电子图纸文档管理

二、提高企业电子图纸管理水平的对策

1、加强图纸文档的管理意识和电子图纸的收集与整理工作。制定相应文件使用规则,涉及到公司事务的图纸文档都做存储和管理,提高管理的意识。对于电子图纸管理来讲,文件的收集整理是最基本的工作。电子图纸相对纸质文件是容易保存的,可以将与正式文件和相关的一些草稿文件进行收集、整理。

2、加强电子图纸的归档工作。收集完成后,接下来就是电子图纸的归档管理工作了,是将电子图纸进行整理并确定图纸文档属性后,将其保存在图纸文档管理系统中,并对图纸文档进行审核归档,归档后的图纸文档的修改将受到限制,同一文件的各个版本有序保存方便了日后进行反复查阅和使用。利用图纸管理系统设置好自定义自动备份。

3、加强电子图纸的会命名、编码工作,增加文件的辨识度。制定详细的命名规则和编码模板,加强对电子图纸的审核工作。认真执行各工作流程,其中审核工作流程主要是审核电子图纸的内容是否完整,图纸文档形成的过程是否合规,是否符合归档和存储的要求等。审核人员确认后签字签章,如因马虎审核以致后续工作出现问题,根据记录查到责任人予以相应处罚。

4、加强电子图纸管理软件系统管理。队了将图纸文档存储到图纸管理系和通过系统执行工作流程外,可通过系统创建图纸文档,也就减少了导出入系统的环节。有时通过软件的权限管理功能,限制导入权限,让职员习惯通过软件的新增权限在软件系统中创建图纸文档。可创建好各图纸文档模板,在需要新建时可选择模板帮助快速文件,方便创建的同时还能统一图纸文档的规格标准。

三、企业实行电子图纸文档管理带来的好处有:提升办公效率、方便分类使用和安全保障。

1、提升办公效率。通过对电子图纸文档梳理,让其处于受控状态。通过软、硬件设备将电子图纸文档进行存储、查询和修改,利用其编辑存储的便利性和传输快速传输的特性,使办公变得越来越轻松和快捷。实现图纸文档信息资源的合理配置、科学管理和高效使用。

2、方便图纸文档分类使用。通过管理软件系统的集成管理模块、流程的设置。通过对电子图纸文档进行详细分类和科学和规范管理,充分发挥电子图纸文档的使用价值。

3、提高安全保障。电子图纸可以通过各加密措施对电子图纸进行加密,如:电脑系统自带的权限控制(读写、编辑),也可以使用加密软件加密。也可以将管理进行升级,通过彩虹图纸管理软件对文件进行细致权限管理,谁能查看编辑、谁能上传下载等都受权限控制。另外系统环境对企业核心文件进行系统加密保护,只有通过图纸文档安全系统和通过授权路径导出的图纸文档才能正常使用,否则,拷贝到的是加密后的文件,无法使用。

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