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图纸文件管理操作繁琐?巧用“权限”,管理更高效

发布时间:2020-11-04 作者:二零二五科技

企业内部的图纸文档使用、协作、流通需求频繁,管理要兼顾规范化、流程化、一体化,便利性,以推进企业办公效率的提升。

日常办公和图纸文档管理过程中,大家可能遇到过这样的问题:因业务需要,要借用多份分属于不同部门的图纸文档。如果一个借用事件只能借用一份图纸或文档,就需要执行多个申请事项,且涉及人员需要逐一审批,操作步骤多,大大影响办公效率。能不能实现图纸文件的批量借用呢?答案是肯定的。

图纸文件的借用管理

图纸、文件的借用是被权限管控着的。当没有借用权限的用户需要借用图纸文件时(一份或多份),可在“申请权限”模块中添加临时权限申请,填写好申请标题、申请原因,选择对应的审批人,添加借用的图纸文件,发起申请等申请通过后即可进行借用。而审批员可设置权限有效时间。
图纸文件借用管理

图纸文件的版本管理与变更

图纸文件的各种操作使用都受到权限的管理,查看文件需要查看权限,修改图纸文件需要修改权限,那么有修改权限的人是不是就可以随意修改了呢?对于尚未归档的文件来说,答案:是的。那些没完成、尚未归档的图纸被恶意修改怎么办?图纸文件的每完成一次修改都会生成新版本并保留旧版本,文件被恶意修改,只要返回重用上个版本即可。

而已经归档的图纸文件的修改是要通过变更流程的,流程审批通过后才能修改,否则是不可修改的。

图纸的删除

删除权限是严格控制,当删除某人无用文件的时候,误删其他文件怎么办?只需在回收站中还原即可。

彩虹图纸管理软件通过细粒化的权限设置体系,可为不同岗位设置与职能相匹配的操作权限,无论是单一操作或是批量操作都能覆盖,让管理过程更加规范、安全。让操作不再繁琐,让图纸文件管理与应用发挥更大效用,进而为企业创造更大的价值。

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