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彩虹EDM:制造企业如何快速地实现信息化办公? 

发布时间:2021-04-26 作者:二零二五科技

制造业保障着我们日常工作和生活正常进行。然而在随着行业的激烈竞争、企业的发展、业务规模的不断扩大的过程中,企业也因此产生了大量的资料文件,比如:设计图纸、核心技术文件,专利,生产信息,重要的客户信息和财务数据等。如何在确保安全可控的基础上有效利用核心数据资料,让企业获得更多的行业竞争力?利用信息化带动行业现代化实现制造工厂优化升级已成为重要手段。

制造企业信息转型要面临的问题:

1、 海量文档存储管理困难

大量不同类型、格式、用途,的图纸文件,例如:产品设计图纸资料,重要的客户信息和财务数据,材料的配比,各种产品配方和生产过程流程图和其他敏感文件。这些机密分散存储于企业的各个部门,缺乏统一的管理,难以实现有效的查找和合理的利用。

2、 离职交接导致隐性丢失

公司的许多重要技术资料分散在技术员的电脑上。员工对文件访问和使用时公司不能实时管控,这可能导致重要数据的泄露给企业带来损失。例如:当出现核心技术人员裸辞时,工作交接还没有到位,大量相关的工作文件可能会被直接带走或难以查找,这些技术资料可能就此“失踪”。使得技术资产出现流失。

3、 重要资料的安全使用问题

文件散布在各个部门员工的电脑上时,对图纸文件的使用就会相对随性。通常情况下员工对信息安全的意识较弱,同时也缺少文件保护方法,当在使用某些网络云磁盘共享时或传输软件时,就很容易被病毒感染和意外丢失。

4、 版本管理混乱查找困难

制造企业中的大多数图纸和数据往往都是会进行多次修改的,中间可能产生十几个甚至更多的不同版本的文档。通过传统的管理方法很难把这些版本进行统一集成管理,获取准确的版本文件非常困难,很大程度地降低了办公效率。
图纸查找管理

彩虹EDM制造企业文件管理问题解决方案:

1、统一集中分类存储管理,避免产生信息孤岛。

将企业技术图纸,专利,重要的客户信息,财务数据,产品配方和过程流程图等核心文件资料进行规范、科学的分类存储。七层数据安全保护,定时数据备份,数据随时可追溯,保证数据不丢失。

2、精准、多元的搜索功能,可有效提高检索效率

彩虹EDM多条件搜索功能,通过图纸文档的名称、关键字、类型、作者、备注、时间等标志,对常用文档支持全文搜索,通过文件标志直接搜索文档内容,避免多次打开各个文件夹的麻烦。同时可将图纸文件进行收藏和定位。

3、严格的权限控制和版本管理

彩虹EDM拥有严格权限管控体系,可对岗位权限进行预设,当用户被分配到该岗位的预设权限,不必逐一对每个人进行权限划分。当然也可以单独对个人或文件进行权限设置,权限实现文件在生命周期间的各项管控,以完成对文件访问和使用等操作的细致控制;同一个文档被多次编辑更新后,产生的多个版本文件,权限用户均可以通过历史版本功能查看以往文档的版本记录,并可进行比较。

4、安全传输与实时通讯

通过文件发布、一键定位分享、借用等功能,取代传统QQ、邮件等形式,实现文件在企业内部的快速流转。文件在流转时附随信息提醒等功能,例如:文件发布到各岗位帐号,对应用户,接收用户在客户端会收到工作提醒,接收后即可进行查看或使用图纸文件了(管理员在发布时可设置对应的使用权限),可设置定时自动发布回收,保障信息传输的安全性与时效性;实时通讯交流功能,及时为工作中遇到的问题进行沟通。建立企业内部安全、高效的统一信息分享平台。

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