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精细化文件协同管理,助力企业步入高效办公时代

发布时间:2021-06-11 作者:二零二五科技

随着公司不断的发展迅速壮大,各部门产生需要管理的项目图纸文档也日益增多,但图纸文档存储分散、管理量大、流转周期长的管理现状难以适应瞬息万变的发展环境。需要更加高标准、严要求、高效率地IT系统为图档管理做支撑,从安全管理、便捷协作等多维度着手,实现公司的项目设计图纸文件收发、资料归档受控、图纸借用查阅、合规管控方面可以实现信息化技术转型,释放文件真正价值,助力企业快速发展。

文件协同管理的信息化系统建设,不仅可以有效解决当前企业图纸文件管理难题,更可以让企业在信息化办公时代中更具竞争力。
文件协同管理

已有许多企业对文件协同管理信息化改造服务提出智慧办公解决方案。而作为图纸文档管理应用的先行者,彩虹EDM图纸文档管理软件重点从图档各管理问题和实际应用场景出发,致力于为企业提供更安全,低成本的文件协同管理方案。为企业提供信息化办公。

一、企业可按不同部门、业务的图纸文档进行合理划分类别,比如:可以精细分类存储和管理企业的项目文件、系统流程、培训资料、经验案例、综合业务相关文档,方便企业知识资产的积累,避免数据丢失。

二、规范管理文件全称、编码和版本,建立可管理海量相关文件的企业知识库。

三、高度兼容设计图纸、文字文档、电子表格、演示文档等支持200+格式文件在线预览,用户不需要下载应用软件系统或者浏览器插件。同时,为企业用户提供调用本地设计软件对系统图纸文档进行编辑功能,不必改变用户编辑习惯,就可以实现在线文档实时编辑与协作。

四、项目设计图纸、施工文件、客户服务准则、销售文档、验收等全流程文件都在彩虹EDM系统管控中完成快速分发,通讯模块完成各用户的沟通交流和文件分享,提高文件流转效率。另外在线审批工作流程,缩减人工流程周期时长。

五、彩虹EDM如果部署在企业云服务器上,即可成为企业的“云资料库”,帮助企业优化办公文件资源应用和共享,应对公司用户在不同办公环境下的多样化需求,让用户无论是在电脑、平板还是手机上,都可以随时获取权限内的办公资料,并灵活地执行各种日常办公活动(如:文件发放和流程管理)。彩虹EDM使企业文化办公效率问题得到有效提升。

六、在实现高效办公前,如何在高度信息化的办公环境下,保障企业文件使用的安全性,是最优先考虑的问题。

通过彩虹EDM,管理员可以根据不同保密等级的文件设置不同的文件操作权限,合理管理资源,构建安全封闭的智能办公平台。无论是部门内部、还是跨部门间的文件交流借用、文件审批,都在系统权限严格控制的范围内完成。同时,可对发布的文件设置文件的浏览时长、拷贝导出、文件水印、编辑等权限,全方位保障文件系统安全,并实现文件自动上传解密下载加密,让办公文件在线合规流转,避免核心技术资料泄露事件的发生。此外,彩虹EDM定时完成自动备份。保证企业数字文件的安全性和完整性。

彩虹EDM帮助企业打破传统企业管理协同办公痛点,凭借自己在行业发展领先的科学技术,从企业图纸文档实际应用场景出发帮助企业、组织和团队建设强大的协作管理平台,提升公司办公效率。而彩虹EDM也在不断研究和技术升级,通过创新产品为企业用户提供更便捷、方便、安全、低成本的管理系统,让企业在信息化办公时代中更具优势。

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