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彩虹EDM降低图纸文档存储管理和使用复杂性

发布时间:2021-07-16 作者:二零二五科技

企业步入电子化办公时代,企业都需要应对数据激增带来的巨大挑战。海量的非结构化数据文件(包括重要的设计图纸、客户信息和财务数据)存储点多,大型图纸文件在各用户间的其复制、备份传递,记录分发需要经多人之手、且流转时周期长,管理起来就会异常繁杂,显然传统的文件归档管理,已不能满足快速流转的电子文件管理。

企业选择彩虹EDM图纸管理软件来管控图纸文件的存储和使用,有助于企业知识的沉淀的同时,还可以实现图纸文件的在线浏览、快速查找、线上工作流程、移动办公、协作共享、在线编辑等功能提高企业的办公效率;系统保护、细致化的权限设置、水印保护等措施防止文件丢失或外泄,保障文件存储安全,助力企业开启数字化办公新时代。

规范图纸文档存储

企业管理者通过彩虹EDM可对数据进行统一归档和备份管理,成形文件分类目录,实现企业数据汇总存储和管理,打造企业专属的知识库,完成图纸文件的全生命周期管理,让企业知道每一份图纸文件出自哪里,被谁编辑修改,是否归档受控,解决图纸文件存储混乱等问题。
同步图纸数据

系统可多终端的使用

方便用户通过电脑、手机、平板等移动设备登录系统随时随地获取、查看权限内的文档,和处理线上工作流程,满足用户不同应用场景办公。同时也有效避免了图纸文件在系统外部上传下载的传输等待。

文件快速查找与使用

用户可以通过预设的搜索属性对系统的文件进行快速查找,同时可以自定义搜索条件进行高级搜索。同时用户在找到近期所需的图纸文件后可将其添加到收藏区,以方便往后查的快速使用,不必每次使用都要查找一遍。
图纸管理系统

图档操作权限管理

彩虹EDM不同用户对不同的图纸文件/文件夹的使用操作权限不同。可以通过20多种权限分别管控图纸文件的“创建、可见、编辑归档、变更、在线浏览、版本管理、流程、分享、收发、借用、复制、导出PDF、打印、删除”等。企业可根据不同用户管理职责工作范围,设置岗位权限快速权限配置,满足企业权限灵活管控。如:重要的图纸文件,在设置使用权限的同时,还可以设置权限时效、访问次数等设置,所有数据文件的流转过程质量安全、可控。

图档使用日志

同时配备图纸文档使用记录,系统日志功能,可追溯用户的对图纸使用操作系统记录,以监督图纸文件是否被正确使用(如:是否有重要文件被误删或恶意删,以及时进行恢复)。

彩虹EDM不仅可以降低存储管理和使用复杂性,还可以满足企业的灵活性需求。管理海量的非结构化数据文件,解决因图纸文件存储分散、易丢失、检索困难、版本不同步等难题,彩虹EDM图纸管理软件在提高企业管理效率方面起着重要作用。
(原创文章不得转载)

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