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彩虹EDM:细致权限控制,让图纸文件在各场景应用更灵活。

发布时间:2021-07-19 作者:二零二五科技

在企业的运营过程中,通常会产生许多包含设计图纸、技术文件、合同文件、销售报价单、客户信息等各种类型的重要的数据文件。随着这些非结构化数据的存储规模和复杂程度在不断地提高,现有力量难以承担日益繁重的规范性图纸文件管理工作。如:归档、收发、借用记录、核对等各应用场景的文件使用管理。

灵活设置不同维度、不同层级的权限

企业通彩虹EDM图纸文档管理软件在各种不同的文件使用场景中,灵活设置不同维度、不同层级的权限,限制系统不同的用户对指定文件夹或文件的指定操作权限和使用范围,如:可以借去作个人浏览参考,不可以转借、编辑或下载等,在能够确保图纸文件安全和使用规范的前提下,完成文件轻松共享文件。
图纸文件权限定义.png

根据不同部门、不同岗位用户统一设置不同的权限

企业管理员可以根据不同部门、不同岗位用户统一设置不同的权限模板。方便流动人员的的权限。如“业务员”一职权限的设置,业务员拥有由本部门发布的相关资料和案例等指定文件的查看权限,或更新业务文件,也就是拥有文件的导入权限等;当有新的业务员入职时,在系统为他创建新用户时,将该用户账号划归为“业务员”,那么新员工就拥有了该岗位的相应权限。

而设计人员的权限设置可能就要多一些,设计人员可调用事先设置好的系统图纸模板,快速创建受控图纸,在绘制好图纸有启动在线审批流程的权限,图纸归档权限等。而归档后的图纸权限可另外设置,如:尚未归档的图纸,负责设计人员可随意修改(系统会自动记录,何人何时修改等操作信息),归档受控后的图纸,负责设计的设计人员也要按变更流程走程序,当然领导直接授权限变更的除外,虽然系统会记录下变更操作信息,但在执行变更前需要在系统填写好《变更说明》,说明变更原因、事项,并通知相关人员,做到有理有据。

*注:图纸文档的权限设置可大可小、可粗可细,有的人员可以查看和使用整个系统的图纸文件(通常是最高管理员)和系统功能,有的人员只能查看和使用某个文件夹里的文件,而有的人员只能查看某一图纸且不能使用。没有任何权限就看不到文件的存在。
发布权限设置

发布图纸文件的权限管控

不同部门间的图纸文件拥有层级权限限制,正常情况下是不能相互查看的,在特殊情况必须需要查看另一部门的某一文件时,可跟管理员进行权限申请,由管理员临时授权限后可查看。

而当项目涉及到部门协作时,可通过发布授权的方式管控发布出去的图纸文件。如由项目部门获取图纸文件按图纸类型后发布给采购部门/工艺部门/施工部门等,发布前同样可设置图纸文件的使用权限,通常是查看、下载、打印等,同时可设置权限时效,过期后权限自动收回。为了工作的方便可设置图纸文件的定时发布与回收。

图纸文件细致化权限的管理,可有效管理防止图纸文件被随意复制、编辑修改、私自外发等使用混乱情况。并大大减少人为管理的工作量。另外彩虹EDM图纸管理系统为客户提供集中分类管理、编码/编号管理、版本管理、搜索管理等功能,实现图纸文档的全生命周期管理,降低企业运营成本,避免资源浪费!
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